Şekil hükümlerinden bağımsız olarak Vergi Usul Kanununa ve veya Türk Ticaret Kanununa göre tutulması zorunlu olan defterlerde yer alması gereken bilgileri kapsayan kayıtlar bütünüdür.
Format ve standartları «www.edefter.gov.tr» internet adresinde duyurulan defterler elektronik ortamda tutulabilir.
Mevcut durumda elektronik «Yevmiye Defteri» ve «Defter-i Kebir» ile ilgili format ve standartlar belirlenmiştir.
E-Defter Avantajları
Defter basım masrafı yok,
Noter onay masrafı yok,
Aylık/yıllık E-Defter onaylama masrafı yok,
Aylık/yıllık E-Defter arşiv masrafı yok,
Defter bilgilerini üçüncü kişilerle paylaşma kaygısı yok.
E-Defter Çözümümüz
ERP/Muhasebe sisteminden gelen E-Defter datalarının E-Defter çevirmeden önce, ön izlemesini yapma.
Oluşturulan defterleri listeleme, görüntüleme ekranları.
Kesinleşen E-Defter kayıtlarını ayrı bir ekranda görüntüleme.
İndirilecek ve yüklenecek berat dosylarını listeleme, indirme, yükleme.
Onaylı defter ve beratların arşivlenmesi.
Muhasebeci bilgilerinin ayarlanması.
Mali dönemlerin ayarlanması.
Yetkilendirme.
Onay mekanizması ve onay hiyerarşisi.
Zaman damgası ile damgalanma.
Arşivleme.
Erken uyarı sistemi; Yasal süreler içerisinde bildirim yapılması gerekli E-Defterler yasal süre bitmeden önce ilgili kullanıcılara mail bildirimi yapılır.
Neden E-Defter
* Deftere işlenen kayıtların doğruluğunun geriye dönük %100 garanti edilmesi,
* Tüm muhasebe programlarına entegre, özelleştirilebilir süreç ve onay yönetimi,
* Defter kayıtlarının geldiği kaynağa otomatik ulaşabilme imkanı,
* Kayıtların 3. kişilerce görüntülenmesini engelleyen, 3DS şifreleme teknolojisi ile güvenli arşivleme,
* İsteğe bağlı olarak E-Defter kayıtlarını Bulut sisteminde arşivleyebilme imkanı,
* Defter kayıtları arasında Tam Metin Arama özelliği ile arama yapabilme,
* İleri düzey raporlama.
E-Defter Saklama
1.sıra numaralı Elektronik Defter Genel Tebliğ’de elektronik ortamda oluşturulan e-defterlerin her firmanın kendi bilgi işlem sistemlerinde saklanması zorunludur.
Alternatif olarak e-defter saklama hizmeti sağlayan entegratör firmalarda da saklanabilir.
Kendi imkanları ile e-Defter saklayan mükelleflerin; yetersiz güvenlik duvarları, virüsler, fiziksel şartlar ve siber saldırılar nedeni ile e-Defterlerinde herhangi bir harf değişikliği dahi olsa e-Defter Beratları bozulur.
E-Defter teftişlerinde orijinal gönderilen ve GİB’den onaylayan beratlar üzerindeki imza değeri, teftiş esnasında alınan beratların imza değerinden farklı olursa e-Defterlerin geçmişe yönelik yönelik incelenme sebebidir.
Neden E-Defter Yasal Saklama
* GİB’den aldığı yetki ve BTK standartlarına uyumluluğu ile lisanlı saklamacı kuruluş
* E-Defterlerin asal süresi (10 Yıl) boyunca İstanbul, Ankara’da yedeklemeli sistemde saklanması
* E-Defterlerin 3DS 32 bit şifreleme teknolojisi ile korunması
* E-Defter içeriklerini değiştirilmez ve silinmez sunucularda saklanması
* Mükelleflerin 10 yıl boyunca çevrimiçi erişimine açık olması